Mas não é bem assim.
Formandos
Todo formando coloca no início do semestre: 'provável formando nesse semestre'. Pode-se conseguir facilmente a lista desses alunos pedindo para o coordenador da graduação. Essa lisat é útil para saber quem são os formandos e verificar com eles quem irá se formar no salão de atos ou não. Para reunir estas pessoas, foi criada uma lista de discussões.
Definindo a comissão
A Comgrad (e outros) irão saber que você é da comissão de formatura quando você marcar no portal do aluno que, além de provável formando, você é da comissão (sim, essa opção existe, e estará lá na hora devida)
A escolha do dia
Tudo começou nesse dia. A secretaria avisa a comissão de que eles devem levar seus representantes ao sorteio das datas. Neste dia, a pró-reitoria de graduação sorteia as datas disponíveis para a formatura. Esse processo dá-se da segunte maneira: os cursos são sorteados, e o primeiro a ser sorteado tem prioridade na escolha da data. Nesse dia, algumas produtoras entregam seus contatos aos membros das comissões de formatura.
A escolha da data é importante, porque muitas vezes o dia ou horário não é muito bom para algumas pessoas. As mulheres em geral gostaram do horário da noite, pois tinham mais tempo para se preparar para a cerimônia.
Documentos
A comissão de formatura sai desse primeiro encontro com vários documentos a serem lidos e entregues. Um deles é o termo de compromisso, onde todos os formandos se dizem cientes dos termos do cerimonial. Como todos os alunos tinham que assinar este documento, foi deixado na secretaria, para facilitar.
Escolha dos homenageados
Toda formatura tem:
* Um técnico administrativo homenageado
* Um ou mais professores homenageados
* Um paraninfo
A escolha dessas pessoas foi feita por votação. Nossa turma possui uma lista, onde todas as decisões (quando possível) eram votadas. Os nomes foram sugeridos e votados.
Escolha da produtora
Nós pedimos orçamentos a várias produtoras e nos deparamos com o seguinte: as produtoras possuem praticamente a mesma média de preços. Normalmente esse preço é por formando e inversamente proporcional ao número de formandos. Ou seja, quanto mais formandos, mais barato sai por formando.
Para decidir qual das produtoras escolher foi simples: descobrimos qual delas iria fazer a formatura antes da nossa e usamos esta. Assim, poderíamos pedir um desconto, além de diminuir o tempo de setup entre as 2 formaturas. Para conseguir o contato da comissão do outro curso, é só ligar pro salão de atos e pedir.
Para baratear o custo, algumas coisas foram retiradas do contrato inicial:
* Algumas produtoras colocam até 5 filmagens. Na nossa, usamos apenas uma (a da própria formatura). Se os formandos fizerem alguma festa conjunta , uma dessas filmagens pode servir para isso. Em alguns casos, também se usa uma das filmagens para a invasão do paraninfo;
* A cesta de presente para os homenageados foi feita pelos formandos, logo esse ítem foi retirado da lista.
Primeiro encontro entre produtora e formandos
Acertado o contrato, marcamos um encontro entre produtora e formandos. Acertamos a forma de pagamento e informamos aos outros formandos o termo do contrato. Usamos a sala do diretorio acadêmico, mas você falar com a secretária do seu curso (ou qualqeur outra pessoa responsável pelas salas) e conseguir a chave de uma delas para esta reunião.
Invasão do paraninfo
É como chamam o momento em que o paraninfo é avisado de que foi escolhido. Usualmente, invade-se a sala de aula no momento em que ele esa dando aula para dar o aviso.
Escolha das músicas e ordenamento da entrada
Escolhida a produtora, tínhamos que escolher as músicas para a entrada de cada um, assim como a ordem de entrada. Essa tarefa eu deleguei para uma pessoa da comissão que fez o seguinte:
* Criou uma planilha com o nome e música de cada um
* Pediu para que cada um mandasse seu próprio MP3
* Pediu para dizem quem gostaria de chamar (ou ser chamado por qm)
Foi criada uma lista final com a ordem de chamada e as músicas. Após ser aprovada, essas músicas foram gravadas em um CD e enviadas à produtora junto com um documento que a mesma pediu.
Homenagem aos pais
Há um vídeo na formatura que é passado quase no final chamado "Homenagem aos pais". Neste, são passados vários slides com fotos de cada um dos formandos, quando crianças e quando mais velhos, com os pais. Essas fotos foram pedidas pela comissão e repassadas para a produtora, para o devido vídeo.
Escolha da gráfica
Algumas gráficas mandaram orçamentos. Esses orçamentos são mandados para a comissão, já que esta marcou a opção "Comissão" no portal. Algumas gráficas também entram em contato a partir de contatos trocados no sorteio. Decidimos pela mais barata
Sessão de fotos
Um dos ítems do contrato entre os formandos e a produtora é a sessão de fotos. Para isso, reserva-se uma das salas do anexo da reitoria ( o prédio amarelo onde era o SAE, antigo prédio da química). Feita a reserva, a produtora é avisada e leva todo o material necessário para as fotos. Nesse dia é feita também a prova de togas. As fotos são feitas individualmente na sala e coletivamente nas escadas e na pira (o símbolo da UFRGS). Nesse mesmo dia, optamos por gravas os vídeos individuais, uma vez que os discursos individuais foram abolidos. Houve tamé um coquetel - incluso no contrato.
É interessante usar este dia para coisas que não poderiam ser feitas se não presencialmente, como a assinatura do termo de compromisso entre produtora e todos os formandos.
Marcamos com um representante da gráfica também para nos encontrar neste dia. Vimos os modelos, escolhemos um e assinamos o contrato. Produtoras e gráficas normalmente se conhecem, então quando uma termina o trabalho, basta avisar dos detalhes para outra.
Convites
Quando as fotos da sessão de fotos ficam prontas, é hora de agilizar o convite. A gráfica envia primeiro um layout sem as fotos. Neste layout, depois de aprovado, são inseridas as fotos. É enviada para a gráfica uma tabela contendo o nome do formando, nome do pai e da mãe ( e se um deles é falecido, colocando 'in memoriam'), o número de convites desejado por aquele formando e o nome da foto desejada por ele (já que são tiradas várias fotos individuais, entre combinações - com barrete e sem, sorrindo ou não). O ideal é que as fotos sejam uniformes, ou seja, todos de barrete ou sem, todos sorrindo ou não. São escolhidas também as fotos coletivas do convite. A gráfica então manda um layout final do convite. Normalmente são enviados conjuntos de JPGs. Eu transformei todas estas figuras em um único PDF (usando pdftk) para depois poder mandar um convite via email.
A gráfica escolhida por nós não possuía uma modalidade de pagamento por formando. Ao invés disso, um dos membros da comissão teve de receber o pagamento de todos os formandos e repassar à gráfica.
Formatura
Enfim, o momento final: a formatura.
Você deve chegar lá 2h mais cedo. Haverá um estúdio pronto para tirar fotos 1h antes da formatura.
Lições aprendidas
* Não seja da comissão sozinho. Arranje mais algumas pessoas que você conheça pela competência e compromentimento. Saiba delegar as tarefas para as pessoas certas;
* Nem sempre as decisões podem ser votadas. Quando necessário, decida entre os membros da comissão e depois comunique para os formandos, justificando suas escolhas, se necessário;
* Controle todas os prazos de documentos. No início, são vários documentos que a comissão deve entregar para diversos órgãos. Para os prazos para os formandos, dê um prazo pelo menos uma semana antes do real, para impedir eventuais atrasos;
* Prepare-se para pessoas querendo entrar no meio da formatura, ou sair dela. Para pessoas que não respeitam os prazos, que mandam coisas na última hora. E acima de tudo, prepare-se para ser cobrado por todos os lados.
No fim, uma formatura nada mais é do que um projeto, e a comissão, seus gerentes. Como tais, devem gerenciar tempo, escopo e recursos. Os formandos são os stakeholders, e desejam que a formatura esteja dentro de suas expectativas. Preste atenção a todas as reclamações e dúvidas, e responda a todas se possível. Tente se ver do lado de cada um deles. Dê feedback da situação sempre que possível, para mostrar que a comissão está em ação. O tempo são os prazos para entrega de documentos, ou de recursos para a produtora ou gráfica.
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